第一章　总　　则

第一条　为规范安徽医科大学教育基金会（以下简称“基金会”）印章和档案管理，维护印章使用的严肃性和档案的完整性、安全性，依据《基金会管理条例》《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国慈善法》及《安徽医科大学教育基金会章程》，结合基金会工作实际，制定本办法。

第二条　本办法所称印章，包括基金会公章、财务专用章、法定代表人名章等。

第三条　本办法所称档案，是指基金会在各项活动中直接形成的、具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式的历史记录。

第四条　基金会印章和档案管理遵循“依法管理、规范使用、安全保密、便于利用”的原则。

第五条　基金会秘书处负责印章和档案的日常管理工作，建立健全印章和档案管理制度，确保印章和档案的安全、完整与有效利用。印章和档案管理人员应当具备相应的专业知识和业务能力，定期接受业务培训。

第二章　印章管理

第六条　基金会印章的种类包括：

（一）基金会公章；

（二）基金会财务专用章；

（三）基金会法定代表人名章；

（四）其他经批准刻制的专用印章。

第七条　基金会印章的规格、式样按照国家有关规定执行。印章的刻制须按规定向登记管理机关和公安机关备案，到公安机关指定的刻章单位刻制。严禁擅自刻制印章。

第八条　基金会新设或变更印章，应当由秘书处提出申请，经秘书长审批后，按照规定程序办理刻制手续。新印章启用前应当在基金会内部发布启用通知。

    第九条 基金会印章实行分开管理方式。法定代表人名章由基金会理事长负责管理和使用；基金会公章由基金会综合办公室负责管理和使用；基金会财务专用章由基金会秘书处财务与资产管理部负责管理和使用。印章保管人员应当妥善保管印章，不得擅自将印章转借他人。

第十条　使用基金会印章应按照以下程序登记审批：

（一）使用基金会公章，须经秘书长或其授权人员审批；

（二）使用财务专用章，须经财务负责人审批；

（三）使用法定代表人名章，须经法定代表人审批或授权；

第十一条　印章使用应当建立登记制度，详细记录用印事由、用印时间、用印人、审批人、用印份数等信息，以备查考。

第十二条　严禁在空白纸张、空白凭证、空白介绍信上加盖印章。因特殊情况确需加盖的，须经秘书长专项审批，并登记备案，事后应当及时核销。

第十三条　基金会印章不得携带外出。确因工作需要携带印章外出的，须经秘书长批准，由印章保管人员陪同，并在返回后及时交还。

第十四条　印章保管人员应当定期检查印章的完好情况。发现印章损坏或磨损严重影响使用的，应当及时报告秘书处，按照规定程序重新刻制。

第十五条　有下列情形之一的，印章应当予以停用：

（一）基金会名称变更的；

（二）印章损坏或磨损严重无法正常使用的；

（三）印章遗失或被盗的；

（四）基金会注销或撤销的。

第十六条　印章停用后，原印章应当及时上交秘书处封存或销毁。印章销毁须编制销毁清单，经秘书长审批后，由两人以上共同监销，并在销毁清单上签字确认。

第十七条　印章遗失或被盗的，应当立即向秘书长报告，并及时向公安机关报案，同时在登记管理机关指定的媒体上声明作废。

第三章　档案管理

第十八条　基金会档案归档范围包括：

（一）基金会理事会、理事长办公会、秘书处办公会等会议的决议、纪要、记录等材料；

（二）基金会章程、各项规章制度及修订材料；

（三）基金会登记、变更、年检等管理文件；

（四）基金会捐赠协议、资助协议、项目合同等重要法律文书；

（五）基金会年度工作报告、财务报告、审计报告等；

（六）基金会工作人员人事档案及考核材料；

（七）基金会重要活动、会议的声像资料；

（八）基金会印章管理记录；

（九）基金会财务会计档案，包括会计凭证、会计账簿、财务报表等；

（十）其他具有保存价值的文件材料。

第十九条　基金会在财务工作中形成的财务会计档案由基金会财务与资产管理部保管，其他档案由综合办公室保管。

第二十条　基金会档案指定专人管理，设立专门的档案存放场所，配备必要的档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案安全。

第二十一条　档案管理人员应当定期检查档案的保管状况，做好档案的防潮、防虫、防火、防盗等工作。发现档案损毁的，应当及时报告并采取补救措施。

第二十二条　基金会工作人员因工作需要查阅、借阅档案，应提交申请，按照以下程序审批：

（一）查阅一般档案，须经部门负责人审批；

（二）查阅重要档案，须经秘书长审批；

（三）借阅档案须经秘书长审批，借阅期限一般不超过十个工作日。

第二十三条　查阅、借阅档案应当遵守以下规定：

（一）不得在档案上涂改、勾画、撕毁；

（二）不得擅自复印、拍照、摘抄档案内容，确需复印的须经审批；

（三）未经批准，不得将档案带离档案存放场所；

（四）查阅完毕应当及时归还，并办理归还手续。

第二十四条　基金会档案对外提供利用，须经秘书长批准。涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，按照相关法律法规的规定执行。

第二十五条　档案销毁应当按照以下程序进行：

（一）秘书处应定期组织对保管期限届满的档案进行鉴定，经鉴定确无保存价值需要销毁的，编制档案销毁清单；

（二）经秘书长审批后，报理事长批准；

（三）由两人以上共同监销，并在销毁清单上签字确认。

第二十六条　严禁擅自销毁档案。对保管期限未满但有特殊利用价值的档案，应当延长保管期限。

第四章　监督与责任

第二十七条　基金会监事会有权对印章和档案管理工作进行监督。

第二十八条　违反本办法规定，有下列情形之一的，视情节轻重给予批评教育或相应处理；造成损失的，依法承担赔偿责任；构成犯罪的，依法追究刑事责任：

（一）未经审批擅自使用印章的；

（二）在空白凭证上加盖印章的；

（三）遗失或损坏印章的；

（四）擅自损毁、涂改、伪造档案的；

（五）未按规定归档或拖延归档的；

（六）泄露档案内容造成不良影响的；

（七）擅自销毁档案的；

（八）其他违反本办法规定的行为。

第五章　附　　则

第二十九条　本办法由基金会秘书处负责解释和修订。

第三十条　本办法自理事会审议通过之日起施行。原《安徽医科大学教育基金会印章管理办法》《安徽医科大学教育基金会档案管理办法》同时废止，以本办法为准。

安徽医科大学教育基金会

                                                                        2026年7月27日